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策划与准备质量方针：制定和实施质量方针是质量管理的主要职能，在制定质量方针时要满足以下要求：
(1)要与其质量管理体系相匹配，即要与本组织的质量水平、管理能力、服务和管理水平一致。方针内容要与本组织所提供的服务的职能类型和特点相关。
(2)要对质量做出承诺，不能提些空洞的口号，要反映出顾客的期望。
(3)可以集思广义，经过反复讨论修改，然后以文件的形式由最高管理者批准、发布，并注明发布日期。
(4)谴词造句应慎重，要言简意明，先进可行，既不冗长又不落俗套。
(5)要易懂、易记、便于宣传，要使全体员工都知道、理解并遵照执行。
质量目标：质量目标应符合以下要求
(1)需要量化，是可测量评价和可达到的指标;
(2)要先进合理，起到质量管理水平的定位作用;
(3)可定期评价、调整，以适应内外部环境的变化;
(4)要层层分解，落实到每一个部门及员工。
组织机构及职责设计：建立一个与质量管理体系相适应的组织结构
(1)分析现有组织结构，绘制本组织“行政组织机构图”;
(2)分析组织的质量管理层次、职责及相互关系，绘制“质量管理体系组织机构图”，说明本组织的质量管理系统;
(3)将质量管理体系的各要素分别分配给相关职能部门，编制“质量职责分配表”;
(4)规定部门质量职责;管理、执行、验证人员质量职责;
(5)明确对质量管理体系和过程的全部要素负有决策权的责任人员的职责和权限。文件编写质量管理体系的实施和运行是通过建立贯彻质量管理体系的文件来实现的。通过质量管理体系文件贯彻质量方针;当情况改变时，保持质量管理体系及其要求的一致性和连续性;作为组织开展质量活动的依据，质量管理体系文件为内部审核和外部审核提供证据;质量管理体系文件可用以展示质量管理体系，证明其与顾客及第三方要求相符合。